HUYỆN CHƯ SÊ CHÚ TRỌNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN, LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Tại Điều 9, Luật Lưu trữ đã quy định: “Người được giao nhiệm vụ giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao giải quyết theo dõi và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan; người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan…” và quy định về việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, trách nhiệm về thu thập, nộp lưu,... và mới đây ngày 07/9/2017, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 35/CT-TTg về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử, cũng qua đó đưa việc chấp hành pháp luật về văn thư, lưu trữ thành một trong các tiêu chí để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao hàng năm đối với công chức, viên chức.
Chúng ta thấy rằng việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu đã luật hóa. Theo đó, lập hồ sơ là công việc thường xuyên và là trách nhiệm công vụ đối với công chức, viên chức khi làm việc hình thành ra tài liệu. Tuy nhiên, với suy nghĩ hiện nay của không ít cán bộ, công chức, viên chức làm việc bằng văn bản hoặc có liên quan đến công văn giấy tờ đều cho rằng khi giải quyết công việc xong thì coi như mọi chuyện kết thúc và việc lập hồ sơ công việc là thuộc về trách nhiệm của người làm công tác văn thư, lưu trữ. Thực chất cán bộ lưu trữ không trực tiếp giải quyết công việc, không nắm được diễn biến sự việc trong từng hồ sơ cho nên không thể lập hồ sơ chính xác, đầy đủ như quá trình giải quyết sự việc của cán bộ, công chức, hơn nữa khối lượng công việc của các bộ phận chuyên môn trong cơ quan, đơn vị rất nhiều, văn thư- lưu trữ của các cơ quan, đơn vị không có biên chế chuyên trách mà chỉ làm công tác kiêm nhiệm nên dẫn đến tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống gây khó khăn cho việc khai thác, tìm kiếm khi cần thiết.
 
 
Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đặc biệt là công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, UBND tỉnh Gia Lai đã có Chỉ thị số 19/CT-UBND ngày 01/12/2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai, Ủy ban nhân dân huyện Chư Sê đã sớm đi trước một bước, ngày càng quan tâm, chú trọng đến hoàn thiện, nâng cao chất lượng công tác Văn thư - lưu trữ, cụ thể năm 2017 UBND huyện đã ban hành Quyết định số 750a /QĐ-UBND, ngày 10/10/2017 về việc phê duyệt dự toán chỉnh lý tài liệu Phông UBND huyện từ năm 1981 đến năm 2001 với tổng chi phí 200.000.000 đồng, nhằm chuẩn bị nguồn tài liệu để nộp lưu về Lưu trữ lịch sử tỉnh Gia Lai vào năm 2018 và có nguồn tài liệu phục vụ hiệu quả hoạt động chỉ đạo điều hành của Ủy ban nhân dân huyện trong thời gian lâu dài.